Consultingprojekt AMSING3

741946302845249086_749799794672601039_400_241_bf_bJPIIvklDas Arbeitsmarktservice Österreich als größter Arbeitsvermittler in Österreich bedient im Jahr an die 100.000 Kunden in allen Fragen der modernen Arbeitsvermittlung. Um diese umfangreichen Tätigkeiten effizient und zielgerichtet erledigen zu können, ist die intensive Unterstützung durch eine die Vermittlungsprozesse optimal unterstützende IKT Infrastruktur zwingend notwendig.

Im Zuge des Projektes AMSING3 (AMS Intelligent Network Generation 3) wurde von x-tention die Konzeptionierung-, und Beschaffung einer neuen aktiven Netzwerkinfrastruktur unterstützt. Ergänzend zu der bisherigen in Betrieb befindlichen LAN Infrastruktur wurde dem steigenden Anspruch an Mobilität mit einer modernen WLAN Lösung Rechnung getragen. Nach zwei Jahren Projektdauer stellt die aktive Netzwerkinfrastruktur (in der gegebenen geografischen Verbreitung der Geschäftsstellen) aktuell eine der modernsten und innovativsten Netzwerkinfrastrukturen Österreichs dar.

Ausgangssituation
Der Bedarf an einer neuen aktiven Netzwerkinfrastruktur setzte sich aus unterschiedlichen, hauptsächlich technischen Faktoren zusammen. Die eingesetzten Komponenten waren bereits 6 bzw. 7 Jahre in Betrieb und erreichten seitens des Herstellers den Status „End of Service“. Ebenso konnte der Bedarf von Layer 3 Funktionalitäten, Power over Ethernet (PoE) sowie Gigabit zum Arbeitsplatz nicht mehr erfüllt werden. Grundsätzlich wären zu den bestehenden Komponenten kompatible Switches vorhanden gewesen, allerdings sollte nicht mehr in die bestehende, veraltete, Infrastruktur investiert werden.

Das Konzept
Der technische Fortschritt vom Zeitpunkt der Implementierung der bestehenden Komponenten bis zum Zeitpunkt der Konzepterstellung war enorm, und so galt es die am Markt zur Verfügung stehenden technischen Möglichkeiten mit den Anforderungen des AMS abzugleichen. Diese Gegenüberstellung führte zu einem Erstkonzept, indem bereits die Architektur (physischer Netzaufbau) als auch das Netzdesign (Redundanzen, Priorisierung, etc.) festgelegt wurde. Um ein Höchstmaß an Investschutz für den Kunden gewährleisten zu können, wurden mit führenden Herstellern Informationsrunden veranstaltet. Mit unterzeichneten Non Disclosure Agreements konnte in Abstimmung mit dem AMS die Entwicklungen der Hersteller in den kommenden zwei bis drei Jahren abgeschätzt und das technische Konzept in seiner zweiten Version dahingehend optimal im Detail ergänzt bzw. sogar überarbeitet werden. Die Herstellerinformationsrunden sollten sich vor allem im Zuge des zweistufigen Verhandlungsverfahrens als wertvoll herausstellen.
Neben der sehr detaillierten technischen Betrachtung wurden von x-tention auch Beschaffungsszenarien für Kauf bzw. „Portproviding“ erstellt.

Das Pflichtenheft
Neben den bereits im technischen Konzept beschriebenen zukünftigen Lösung und definierten Mindestanforderungen an AMSING3 wurden im Pflichtenheft auch die Rahmenbedingungen für den Betrieb genau definiert. Hier konnte x-tention durch seine große Erfahrung im Bereich Betrieb zurückgreifen. Neben der genauen Definition der einzelnen Impactlevels (high, medium, low), maximal erlaubte Reaktions- und Wiederherstellungszeiten galt es auch die Gesamtverfügbarkeit im Detail zu definieren und die Werte festzulegen.

Ausschreibungserstellung, Wahl des Verfahrens
Das Projektteam war sich einig, dass für eine einwandfreie und erfolgreiche Projektumsetzung ausschließlich Unternehmen bzw. Bietergemeinschaften mit entsprechender geographischer Verbreitung (österreichweit) und hohem Ausbildungsgrad der handelnden Personen in Frage kommen. Aus diesem Grund entschloss sich x-tention zusammen mit dem AMS auf die Durchführung eines zweistufigen Verhandlungsverfahrens, um bereits im Vorfeld einen den Anforderungen entsprechenden Bieterkreis zu erhalten. Um auch die Qualifikation der handelnden Personen sicherstellen zu können, wurden im Zuge der Bewerbung der Anbieter die Anforderungen an das Schlüsselpersonal (Projektleiter, technischer Spezialist, Betriebsführer etc.) genau definiert. Für die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen sowie zur Unterstützung der Verfahrensabwicklung wurde das Projektteam durch einen Vergaberechtsexperten, Heid Schiefer Rechtsanwälte, verstärkt.

Das Ausschreibungsverfahren
Das AMS unterliegt dem österreichischen Bundesvergabegesetz. Als Verfahrensart wurde ein Verhandlungsverfahren gewählt, auf Grund des geschätzten Vergabevolumens erfolgte die Bekanntmachung europaweit. Nach durchgeführter Bietererkundung wurden die Ausschreibungsunterlagen an die – für die zweite Verfahrensstufe – ausgewählten Unternehmen übermittelt. Während des gesamten Vergabeverfahrens legten wir großen Wert auf Transparenz hinsichtlich der einzelnen Vergabeschritte, den Bieterunterlagen und der Projektkommunikation. Bereits vor der Anbotsabgabe wurde mit jedem Bieter ein Hearing abgehalten, in dem Unklarheiten zu den Unterlagen beseitigt und damit bereits bei den Erstangeboten ein akzeptabler Qualitätslevel erreicht werden konnte. Im Sinne des Kunden konnten in den folgenden Verhandlungsrunden sowohl technische, als auch kaufmännische Optimierungen der Angebote erzielt werden. Der Schwerpunkt der Verbesserung lag im Bereich der Umsetzungs- und Betriebsdienstleistungen.
Als Bestbieter wurde die Telekom Austria mit dem Subunternehmer AMSBG ermittelt.

Die Beauftragung
Die Beauftragung für die Projektumsetzung erfolgte in zwei Phasen. Die erste Phase beinhaltete den Aufbau einer AMS „Mustergeschäftsstelle“. In einem Labor der x-tention wurde eine AMS Geschäftsstelle mit den im Angebot enthaltenen Netzwerkkomponenten aufgebaut. Dabei musste der Bestbieter den Nachweis der Funktionsfähigkeit für alle in der Ausschreibung definierten technischen Kriterien erbringen. Spezielles Augenmerk wurden auf Umschaltzeiten im Redundanzfall, Security sowie Management- und Monitoringfunktionen gelegt. Die positive Abnahme der Mustergeschäftsstelle war Bedingung für die Beauftragung der Phase 2 – die Projektumsetzung. Im Zuge der Umsetzung der Mustergeschäftsstelle konnten wir nicht nur die Funktionsfähigkeit der Komponenten sicherstellen, sondern gewannen auch einen guten Eindruck über das Know-How des technisch verantwortlichen Spezialisten auftragnehmerseitig.

Die Projektumsetzung
Um eine koordinierte und effiziente Projektumsetzung gewährleisten zu können wurde ein Projektmanagement nach IPMA-Standart durchgeführt. Regelmäßige Projektmeetings und eine offene Kommunikation sollten einen stets gleichen Wissensstand aller am Projekt beteiligten Personen sichern.
Hinsichtlich der Betriebssicherheit wurden vor dem österreichweit beginnenden Rollout zwei Pilotgeschäftsstellen auf die neue aktive Infrastruktur umgestellt. Die Dauer des Pilotbetriebes wurde mit einem Monat veranschlagt, es wurden Erkenntnisse zum Clientverhalten (Autosensing), WLAN Roamingverhalten, Server (Bounding) etc. gesammelt. Somit konnten noch vor dem Rollout wichtige Punkte zur Switch-Grundkonfiguration gesammelt und mögliche Problemstellungen beim österreichweiten Betrieb erkannt werden. Die Pilotphase „im Feld“ stellte sich als einer der wichtigsten Prozesse vor dem Rollout heraus.
Der Rollout erfolgte durch drei Teams gleichzeitig, wobei remote immer einige Spezialisten für den Second – und Third-Level-Support zur Verfügung standen. Da die Umstellung auf die neue Infrastruktur beinahe ausschließlich außerhalb der Geschäftszeiten des AMS durchgeführt wurde, konnte ein nahezu unterbrechungsfreies Tagesgeschäft sichergestellt werden.

Qualitätssicherung und Controlling
Zur Sicherstellung des Projekterfolges, wurde eine Qualitätssicherungsprozess eingeführt. Regelmäßige Abstimmungen mit dem Auftragnehmer sowie das tägliche Updaten der Projektdokumentation sicherten dem AMS einen stets aktuellen Überblick über den Projektstand.
Quartalsmäßig wurde durch x-tention ein Qualitätssicherungsbericht erstellt und dem AMS vorgelegt.
Durch das regelmäßige Aufzeichnen offener Punkte, kostenrelevanter Änderungen sowie das Monitoring aller vereinbarten Fristen, konnte bis zur Abrechnung ein reibungsloser Projektablauf gewährleistet werden.

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